Allgemein | Digital Innovation | Trendspotter

Breaking News: Erstes virtuelles Büro angemietet!

+++ Die Werbeagentur „Jolala“ hat gestern als erstes Unternehmen einen Mietvertrag für ihr neues virtuelles Büro unterzeichnet. Aufgrund der umfangreichen Expansionspläne, der sich stetig wandelnden Nutzer- und Mitarbeiteransprüche und der begrenzten, adäquaten Flächenverfügbarkeit hat sich die Agentur bewusst dazu entschieden, eine Büroflächenerweiterung auf virtueller Basis zu realisieren. +++

Eigentlich suchte Jolala ganz herkömmlich einfach mehr Raum. 3.000 Quadratmeter Bürofläche zusätzlich. Hell sollte es sein, mit viel Freiheit für jeden einzelnen Mitarbeiter. Mit inspirierenden Möglichkeiten für Team- und Projektarbeit oder spontanes Brainstorming. Und alles entsprechend gebrandet. JLL begleitete den Prozess von Beginn an und erarbeitete gemeinsam mit Jolala Anforderungsprofil sowie „Look & Feel“ für die neue Fläche. Am Ende stand nicht nur eine Belegungsplanung auf Papier zum Draufschauen, sondern auch ein 3D-Modell. Das ursprünglich vor allem dazu gedacht war, der eigenen Vorstellungskraft auf die Sprünge zu helfen und das künftige Büro über die VR-Brille spür- und erfahrbar zu machen.

Und damit kam das „Aha-Erlebnis“. Warum das virtuelle Büro nicht einfach einmal für ein paar Tage ausprobieren? Dann hätte man bereits jetzt für die immer mehr werdenden Mitarbeiter zusätzlichen Wirkungsraum geschaffen und ideal die Zeit bis zur Fertigstellung der neuen Fläche überbrückt. Und so erhielten einige der Agentur-Mitarbeiter VR-Brillen und bewegten sich ab sofort – von wo auch immer – im virtuellen Raum. In dem Begegnungen, spontane Gespräche und Meetings stattfanden, als wäre man auch physisch vor Ort gewesen.

Aus den wenigen Tagen der Erkundungsphase wurden ein paar Wochen. In denen das 3D-Modell kontinuierlich und in Echtzeit optimiert wurde. Bis die „Büronutzung“ oder anders ausgedrückt die UX (User Experience) so gut und authentisch war, dass alle Beteiligten die ursprünglich geplante räumliche Realisierung von zusätzlicher Bürofläche gänzlich in Frage stellten. Die Entscheidung stand dann schnell. Die Werbeagentur mietet als Flächenerweiterung ergänzend ein virtuelles Büro an. Aus dem ursprünglich angesetzten zweijährigen Realisierungszeitraum für Planung, bauliche Umsetzung, Einzug, Mängelbeseitigung werden nun in Summe nur noch acht Monate – schließlich muss auch ein virtuelles Büro allen Anforderungen entsprechend programmiert werden. Jolala kann es kaum noch abwarten.

Was wie Science Fiction klingt, ist noch lange nicht unrealistisch

Kai Zimprich – CIO Deutschland und Nordeuropa
Kontakt

Klingt wie Science Fiction. Ist es auch. Zumindest in diesem konkreten Fall. Der so fiktiv aber nun auch wieder nicht ist. Denn alles, was man für den Einzug ins virtuelle Büro braucht, gibt es schon. Allem voran die Virtual Reality Brille. Und die Technik, virtuelle Räume visuell als auch akustisch entstehen zu lassen, kurz: erlebbar zu machen, und zu vernetzen. Eine tatsächliche Umsetzung hängt letztlich daran, welche spür- und messbaren Vorteile ein virtuelles Büro seinen Nutzern bringt. Welche sind das? Was kann das virtuelle Büro, was nicht? Wird es sich durchsetzen? Was würde das mit den traditionellen Berufsbildern wie die des Architekten oder Property Managers machen? Und könnte die klassische Büroimmobilie – wie im zuvor beschriebenen Fall – irgendwann überflüssig werden?

„Mit Blick auf die Technologie machen wir enorme Fortschritte, was den Weg in Richtung virtuelles Büro angeht“, sagt Kai Zimprich, seit diesem Jahr Chief Information Officer für JLL Deutschland und Nordeuropa. „Gemeinsam mit externen Partnern arbeiten wir bereits an 3D-Modellen, um Flächen greifbarer und verständlicher zu machen und um akustische und optische Effekte zu simulieren. Aktuell ist hier vor allem Unterstützung der Vermarktung das Ziel, bei der virtuelle Realität gerade mit Blick auf das verstärkte Forward Renting immer wichtiger wird. Aber damit einhergehend entwickeln sich immer klarer werdende Möglichkeiten, die eine echte Ergänzung zur physischen Bürofläche wiederspiegeln.“

 

Mobiles Arbeiten, Kundenbindung, Zeitersparnis – die Vorteile eines virtuellen Büros

Anna Hippler – Team Leader Digital Operations Germany
Kontakt

Vorteile hätte eine solche Ergänzung einige. „Mobiles Arbeiten wird immer wichtiger, wenn nicht gar unerlässlich“, sagt Anna Hippler, Team Leader JLL Digital Operations. „Wer Talente gewinnen und behalten will, muss seinen Mitarbeitern entsprechende Möglichkeiten bieten, die im Idealzustand so nur ein virtuelles Büro bieten kann. Mit einer portablen VR-Brille ist jeder in der Lage, sich an jedem Ort und zu jeder Zeit im Büro zu bewegen. Selbst Begegnungen und Kommunikation mit Kollegen sind im virtuellen Raum möglich.“ Auch grenzüberschreitend. „Gerade für internationale Unternehmen, die weltweit mehrere Büros haben, kann eine zentrale virtuelle Meeting-Fläche den entscheidenden Fortschritt zu oft noch holpriger Skype-Zusammenarbeit bringen und das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken. Für die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens ist das nur förderlich“, so Hippler.

„Auch externe Projektpartner oder andere Unternehmen können spontan und für einen beschränkten Zeitraum in den virtuellen Raum eingeladen werden, um noch besser an gemeinsamen Projekten zu arbeiten und sich gegenseitig in Allianzen weiterzuentwickeln“, ergänzt Kai Zimprich. „In letzter Konsequenz ließe sich auch die jeweilige Umgebung individuell zugeschnitten konfigurieren, um gerade mit Blick auf Kunden – aber auch Mitarbeitern – von Beginn an eine engere Bindung zu schaffen.“

Ein handfester Vorteil. „Änderungswünsche lassen sich in virtuellen Räumen in wenigen Stunden umsetzen“, sagt Julian Schinke, Team Leader Project & Development Services JLL Germany. „Ganz ohne Baulärm und Schmutz und zu einem Bruchteil der Kosten – auch von Beginn an. Wo sonst der Zeitraum von der Flächensuche bis zum tatsächlichen Einzug schon einmal zwei Jahre dauern kann, nimmt das beim virtuellen Büro nur wenige Monate in Anspruch. Und zwar völlig unabhängig von der jeweils aktuellen Situation auf dem Büroflächenmarkt.“

Software-Architekten und programmierende Asset und Property Manager

Julian Schinke – Team Leader Project & Development Services Hamburg
Kontakt

Aber auch diese Änderungen funktionieren nur, wenn die entsprechende Professionalität dahinter steht. Julian Schinke: „Traditionelle Berufsbilder wie die des Architekten oder Property Managers werden sich – sollten virtuelle Büros zunehmend Realität werden – zu einem nicht unerheblichen Teil wandeln. Virtuelle Räume verlangen weniger Kenntnis von Statik oder Baumaterialien, sondern vielmehr Fertigkeiten hinsichtlich Architektur-Software und Programmierung. Und auch das Asset und Property Management würde sich letztlich zu einem hochqualifizierten Product & Program Management entwickeln. Mit Blick auf Building Information Modeling (BIM) und digitalem Property Management bestätigt sich diese Entwicklung bereits heute. Warum den „digitalen Zwilling“ nicht selbst „be“nutzen?“

Befeuert die Marktsituation virtuelle Entwicklungen?

Aktuell beherrscht extreme Knappheit den Immobilienmarkt – gerade, was Büroflächen in großstädtischen Lagen angeht. Hochwertige Flächen in gewünschter Größe und Ausstattung sind schwer zu finden und mit immer höherem Kostenaufwand verbunden. „Zu all den genannten Vorteilen eines virtuellen Büros kommt zunehmend Notwendigkeit hinzu“, sagt Kai Zimprich. „Der enorme Expansionsbedarf der Unternehmen steht in krassem Gegensatz zur Flächenknappheit in manchem Städten und Lagen – insbesondere, was kleine Flächen angeht. Alternativen müssen her. Coworking ist eine davon, aber heute haben wir eben auch digitale Möglichkeiten. Insofern liegt meines Erachtens nach in virtuellen Lösungen eine hohe Zukunftsrelevanz und eine ganz eigene Form von Verdichtung. Und der technische Fortschritt entwickelt sich rascher denn je. Vielleicht kann man aufs Tragen der VR-Brille bald verzichten, weil VR-Kontaktlinsen „State-of-the-Art“ werden?“

Brauchen wir Immobilien eigentlich noch?

Was passiert eigentlich, wenn man das Ganze zu Ende denkt? Wird die klassische Büroimmobilie irgendwann überflüssig werden? „Die wirklich klassische Büroimmobilie hat so oder so ausgedient“, sagt Julian Schinke. „Sie hat nicht mehr einfach nur Raum zu sein, sondern muss sich flexibel anpassen lassen auf die unterschiedlichen und sich schnell verändernden Anforderungen ihrer Nutzer. Genauso wie sie den in ihr arbeitenden Menschen ein produktives Umfeld bieten muss. Büroimmobilien werden sich weiterentwickeln, aber auf keinen Fall verschwinden.“

Und auch Kai Zimprich stimmt zu: „Virtuelle Büros werden eine sinnvolle Ergänzung sein und Unternehmen eine Vielzahl neuer Kooperations-Möglichkeiten eröffnen, aber komplett ersetzen können sie die Immobilie nicht. Technik macht zwar vieles möglich, aber nicht alles, was möglich ist, macht auch Sinn. Immobilien sind und bleiben Orte für notwendige persönliche Begegnungen. Was sich ändern wird, ist ihre Funktion vom Ort für Schreibtische hin zu Raum, der eben diese persönlichen Begegnungen unterstützt.“

Zukunft oder nicht? Diskutieren Sie mit uns

Virtuelles Büro – die Vorstellung verlockt und bietet Lösungen für aktuelle Problemstellungen, erscheint aber in der Realität noch (!) wenig praktikabel. Weil der technische Unterbau noch Fine-Tuning braucht. Weil Jeder das Thema zwar interessant findet, es sich aber für sich selbst (noch) nicht als brauchbar und gewinnbringend vorstellen kann. Und weil es sich noch nicht wirklich abschätzen lässt, wie sich virtuelle Arbeitswelten wirklich auf die so entscheidenden Erfolgsfaktoren Innovationsfähigkeit und Produktivität auswirken. Oder ob virtuelle Zusammenarbeit, so realistisch sie auch angelegt sein mag, das persönliche Zusammensein zwischen Menschen und genauer zwischen Kollegen wirklich dauerhaft zufriedenstellend 1:1 ersetzen kann.

Was denken Sie – als Nutzer, Vermieter, Entwickler, Architekt, Produkthersteller oder Berater? Können Sie sich vorstellen, dass das virtuelle Büro zu einer echten Alternative zur physischen Immobilie wird? Glauben Sie, dass Mietverträge zukünftig nicht nur m²-Mietfläche sondern auch Lizenzgebühren für eine Softwarenutzung des virtuellen Raums beinhalten?

Sprechen Sie uns an oder kommentieren Sie unten! Wir freuen uns auf den Austausch.

Ähnliche Artikel

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.